بستن حساب‎ها و ثبت سند افتتاحیه و سند اختتامیه

بستن حساب‎ها و ثبت سند اختتامیه و سند افتتاحیه جز مواردی است که هر حسابداری در طی زمان فعالیت خود با آن سر و کار خواهد داشت.

 با اینکه صدور سند افتتاحیه و اختتامیه یک بار در هر دوره مالی نیاز است ولی ثبت درست آن بسیار مهم می‎باشد.

بستن حساب‎ها در حسابداری به معنی صفر کردن مانده هر حساب می باشد و این کار با بستانکار کردن مانده نهایی حساب های دارای مانده بدهکار و بدهکار کردن مانده نهایی حساب های دارای مانده بستانکار در اسناد حسابداری انجام می شود.

سند افتتاحیه

یکی از بخش های بسیار مهم در هر سیستم حسابداری سند های حسابداری می باشد و تمام هزینه ها و رویداد‌های مالی در اسناد حسابداری ذخیره می شود.

اسناد حسابداری (ازجمله سند افتتاحیه و سند اختتامیه) هستند که میزان سود و زیان شرکت در طول یک دوره مالی را مشخص می نماید.

سند افتتاحیه یکی از اسناد حسابداری می باشد که در آغاز دوره مالی جدید ثبت می گردد و مانده حساب های دوره مالی قبل در آن ثبت می شود.

بهتر است که سند افتتاحیه اولین سندی باشد که در ابتدای دوره مالی در سیستم حسابداری ثبت می شود اما اجباری بر آن نیست و گاهی ثبت سند افتتاحیه برخی از شرکت ها تا تیرماه هم طول می کشد اما درصورتی که شرکتی برای اولین بار در سال، فعالیت های خود را شروع کرده باشد، اولین رویداد شرکت به عنوان سند افتتاحیه شناخته می شود.

در این شرکت ها برای ثبت سند افتتاحیه تنها کاری که حسابداران باید انجام دهند این است که اقلام دارایی، بدهی و سرمایه شرکت را وارد سیستم نمایند که این نوع حسابها در شرکت، سند افتتاحیه می باشد.

اگر شرکت بیش از یک سال فعالیت داشته باشد، سند افتتاحیه این شرکت از مانده حسابهای دائمی، رابط و انتظامی سال مالی گذشته بوجود می آید که این مانده حساب ها خود از دارایی‌های جاری و غیر جاری، بدهی‌های جاری و غیر جاری و سرمایه شرکت تشکیل می شود.

نکته: برای ثبت سند های افتتاحیه در شرکت هایی دارای بیش از یک سال سابقه کار ابتدا باید ثبت های سال گذشته بسته شوند و سپس آن ها را مثل یک شرکت که تازه فعالیت خود را آغاز کرده است به ثبت رساند.

یکی از وظایف حسابدار و یا کارشناس حسابداری، ثبت اسناد افتتاحیه در شرکت می باشد و برای ثبت سند افتتاحیه ابتدا باید حساب‌های سال گذشته بسته شود و این یعنی ابتدا حساب‌های هزینه و سپس حساب های درآمد و سپس حساب های سود بسته شود.

پس از بسته شدن حساب ها،  سند اختتامیه ثبت می شود و نهایت در سال مالی جدید سند افتتاحیه ثبت خواهد شد و در واقع مانده های موجود در سند اختتامیه سال قبل به عنوان موجودی ابتدای دوره سند افتتاحیه سال جدید ثبت می گردد.

نکته: سند افتتاحیه تنها سندی می باشد که دارای پیوست نمی باشد و اظهارنامه سال گذشته مشخص می کند که سند افتتاحیه درست می باشد یا خیر.

تراز افتتاحیه

تراز افتتاحیه یک نوع حساب واسطه ای می باشد که در روز اول باز شده و در همان روز بسته می شود و کارایی خاصی نداشته و نوعی حساب بی معنی می باشد که تنها در افتتاح حساب مورد استفاده قرار می گیرد.

بنابراین تراز افتتاحیه همان تراز اختتامیه می باشد که برعکس شده است و به جای خود برگشته است و در شرکت تازه تاسیس اولین سندی که ثبت می شود باید سند افتتاحیه باشد و بقیه سند ها باید بعد از سند افتتاحیه ثبت شوند و پس از این که سند افتتاحیه در سیستم ثبت شد می توان در ماژول حسابداری مالی، در بخش صدور اسناد، سند افتتاحیه مورد نظر را نمایش داد.

سند افتتاحیه آخرین حساب های دائمی را افتتاح خواهد نمود و به همین جهت اغلب این سند از آرتیکل‌های زیادی تشکیل شده است و هر سند حداقل از دو آرتیکل بدهکار و بستانکار تشکیل می شود.

طبق ماده 6 قانون تجارت اگر دفاتر تجاری پلمپ باشند، اولین سند رویداد مالی این شرکت ها باید پس از تاریخ پلمپ دفتر ثبت شود و از لحاظ تاریخ و شرح سند بهتر است که برای ثبت سند افتتاحیه، تاریخ سند را برابر با تاریخ اولین روز سال مالی ثبت کنیم.

بهتر است که شرح سند را ثبت سند افتتاحیه در نظر بگیریم و برای ثبت سند افتتاحیه در نرم‌افزار، ابتدا باید اسناد حسابداری در سال قبل را تایید نماییم و سپس مرحله به مرحله حساب های سیستم را بسته و در نهایت پس از ثبت سند اختتامیه می توانیم در سال مالی جدید سند افتتاحیه ثبت نماییم و برای بستن حساب های هزینه هم ابتدا حسابهای هزینه را می بندیم. 

سند اختتامیه
سند اختتامیه برای بستن سال مالی و شروع سال مالی جدید، باید حساب ها بسته شوند، که این فرایند بستن سال مالی نام می گیرد و بنابراین در پایان هر دوره مالی باید تمامی حساب ها بسته شوند و آخرین اسناد ثبت شوند و آخرین سندی که در هر دوره مالی ثبت می شود سند اختتامیه نام می گیرد.

در حسابداری آخرین عملیاتی که در پایان دوره انجام می شود، ثبت سند اختتامیه می باشد و در هنگام بستن سال مالی ابتدا حساب‌های موقت بسته شده و مانده آن ها صفر شود و سپس حساب های دائمی با استفاده از تراز اختتامیه بسته خواهد شد.

در نهایت در سال مالی جدید مانده حساب های دائمی سال قبل با استفاده از تراز افتتاحیه باز می شود و بستن حساب‌های موقت و دائمی توسط حسابدار انجام می شود.

 سند اختتامیه: سند اختتامیه هم پس از بستن حساب‌های موقت و دائمی ثبت می شود و بنابراین پس از این که حسابهای هزینه و درآمد و سود و زیان بسته شوند، حساب های دائمی در تراز اختتامیه ثبت شده و در نهایت سند اختتامیه ثبت می گردد.

حساب های هزینه و درآمد حسابهایی هستند که به عنوان حسابهای موقت شناخته می شوند مانند: هزینه تلفن، آب، برق و گاز، هزینه های حقوق و دستمزد و درآمد های بدست آمده از فروش برخی از نمونه های حساب‌های موقت می باشند و مانده حساب‌های موقت در پایان هر دوره مالی صفر شده اما به سال اینده منتقل شده و در حساب های سود و زیان نمایش داده می شوند.

حساب‌های مخلوط حساب‌هایی می باشند که از حساب‌های دائمی و حساب‌های موقت تشکیل شده اند و در حساب‌های مخلوط، حساب های هزینه در قالب حسابهای هزینه شناخته شده و حساب های دائمی نیز صفر شده و مانده آن ها به سال آینده منتقل می شود.

 حساب های دائمی هم به نام حساب‌های ترازنامه ای هم شناخته می شوند و شامل حساب‌هایی ازجمله موجودی نقد و بانک، حساب‌های دریافتی تجاری و سرمایه می باشند که حساب‌های دائمی در پایان سال بسته شده و مانده آن ها به سال آینده منتقل می شود.

تراز اختتامیه

تراز اختتامیه حسابی می باشد که خود تاثیری در حسابداری نداشته و فقط مانده حساب‌های دائمی سال مالی جاری را در خود ذخیره کرده و به سال مالی آینده انتقال می دهد.

ابتدا تمام اسناد حسابداری بسته می شوند و سپس تمام حسابهای موقت بسته شده و مانده این حساب ها نیز صفر می شوند و پس از آن حساب‌های درآمد بسته می شوند، به صورتی که مانده حساب‌های دائمی در تراز اختتامیه ذخیره شده و درنهایت سند اختتامیه ثبت می شود.

پس از ثبت سند اختتامیه نمی توان در سیستم تغییراتی ایجاد نمود مگر این که سند اختتامیه، اسناد بستن حساب‌های هزینه، درآمد و سود و زیان را حذف نماییم و اسناد تایید شده را هم برگشت بزنیم.

تا یه زمانی شرکت ها باید اندوخته قانونی داشته باشند برای اینکه مطابق قانون تمام شرکت ها باید در پایان هر دوره مالی 5% از سود خالص خود قبل از کسر مالیات را به عنوان اندوخته قانونی ذخیره نمایند. 

حال زمانی که مبلغ ذخیره اندوخته قانونی شرکت به میزان 10% از سرمایه شرکت برسد، دیگر اجبار قانونی برای ذخیره اندوخته قانونی بیشتر وجود ندارد اما شرکت ها می توانند به صورت اختیاری و با توجه به نظر هیئت مدیره خود، اقدام به ذخیره اندوخته قانونی نمایند.

در سند افتتاحیه به بررسی آموزش ثبت سند افتتاحیه و... پرداختیم و در سند اختتامیه مطالعه کردیم که آخرین سندی می باشد که در سیستم حسابداری ثبت می شود.

برای ثبت سند اختتامیه باید در پایان هر دوره مالی ابتدا حساب‌های موقت که شامل حساب‌های درآمد، حساب‌های هزینه و حساب های سود و زیانی می باشند و سپس حساب‌های دائمی بسته شوند. پس از این که تمام حساب ها بسته شوند می توان سند اختتامیه را ثبت نمود.